KASIR RESTORAN DAN BAR
Manajemen Perhotelan
Nama Kelompok :
Ni Luh Putu Rumiani (20131414061)
Gusti Kadek Surya Astawa(20131414062)
Ni Luh Putu Mawar Sari (20131414063)
I Made Arya Mahendra Putra (20131414065)
Kasmar Ibrahim (20131414066)
I Dewa Ayu Indra Cahyani (20131415067)
PROGRAM STUDI DIPLOMA IV MANAGEMEN BUSINESS HOSPITALITY
SEKOLAH TINGGI PARIWISARA
BADUNG
2016
DAFTAR ISI
Daftar Isi............................................................................................................... 2
BAB I PENDAHULUAN
1. Pengertian.................................................................................................. 3
2. Jam Kerja Kasir......................................................................................... 4
3. Tujuan Adanya Kasir................................................................................ 4
BAB II STRUKTUR ORGANISASI
1. Pengertian.................................................................................................. 5
2. Bagan Organisasi Hotel............................................................................. 5
3. Bagan Organisasi Akunting...................................................................... 5
4. Area/ Lokasi Kasir..................................................................................... 7
BAB III PERLENGKAPAN KASIR................................................................. 8
BAB IV ALAT PEMBAYARAN
1. Pengertian.................................................................................................. 10
2. Jenis Pembayaran...................................................................................... 10
BAB V MENANGANI PENJUALAN
1. Siklus Penjualan........................................................................................ 12
2. Meal Time.................................................................................................. 13
3. Cara Pembayaran....................................................................................... 13
4. Menghitung Penjualan............................................................................... 13
5. Menyiapkan Guest Bill.............................................................................. 13
BAB VI MEMBUAT BILL DAN LAPORAN AKHIR
1. Membuat Guest Bill.................................................................................. 14
2. Membuat Summary of Sales..................................................................... 15
3. Mempergunakan Amplop Remittance of Fund......................................... 17
BAB I
PENDAHULUAN
1. Pengertian
Kasir dalam bahasa Indonesia berasal dari kata “kas”ditambah akhiran “ir” yang sebetulnya akhiran “er” dalam bahasa inggris. Ada istilah kasir dan ada juga istilah kassa keduanya mempunyai perbedaan dari fungsional kalau kasir itu adalah orangnya, sedangkan kassa adalah tempatnya.
Profesi Kasir adalah seseorang yang bertugas untuk menerima uang pembayaran saat pembelian produk barang atau jasa dan melakukan pengembalian uang sisa pembayaran, sekaligus menyerahkan produk barang atau jasa kepada pelanggan (customer). Selain itu, kasir juga melakukan perhitungan jumlah total penjualan per hari, per minggu, ataupun per bulan serta mengenali barang yang paling banyak terjual.
Adapun tugas dan tanggung jawab kasir itu, sebagai berikut :
a. Menjalankan proses penjualan dan pembayaran
b. Melakukan pencatatan atas semua transaksi
c. Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada atasan
d. Melakukan pembukuan dengan baik dan benar
e. Melakukan perhitungan secara teliti agar tidak terjadi selisih antara produk dan uang yang ada dengan laporan yang dibuat
Secara struktural, Kasir Restoran dan Bar itu berada dibawah Accounting Department tapi secara fungsional Kasir berada dibawah departemen Makanan dan Minuman ( F&B Department ) artinya petugas kasir itu harus mengikuti kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh departemen Makanan dan Minuman.
2. Jam Kerja Kasir
Pada sebuah Restoran atau Bar yang buka 24jam, maka jam kerja kasir dibagi menjadi 3 bagian (3 shift)
a. Morning Shift dimulai dari jam 06.00 pagi sampai dengan jam 14.00 siang. Petugas kasir ini menangani bill/check tamu yang makan pagi sampai tamu yang makan siang, setelah laporan bill makan pagi dan makan siang selesai tugas diserahkan kepada shift berikutnya.
b. Afternoon Shiftdimulai dari jam 14.00 siang sampai dengan jam 22.00 malam. Petugas kasir ini menangani bill/check tamu yang menikmati “happy hours” dan sampai tamu yang makan malam. Menjelang jam 22.00 kasir akan mulai membuat laporan penjualan dan diserahkan ke Kasir Kantor Depan.
c. Night Shift dimulai dari jam 22.00 malam sampai dengan jam 06.00 pagi keesokan harinya. Petugas kasir menangani bill/check tamu yang makan tengah malam (supper). Menjelang pagi, kasir harus menyelesaikan laporan hasil penjualan per harinya sebelum shift pagi datang.
3. Tujuan Adanya Kasir
Kasir sebagai staff dari Departemen Akunting, memang sangat diperlukan keberadaannya karena Kasir dianggap sebagai salah seorang yang ikut bertanggung jawab terhadap hasil penjualan (revenue) pada sebuah hotel atau restoran.
Dengan menempatkan seorang kasir yang jujur dan memenuhi persyaratan oleh Manager Keuangan/Akunting maka diharapkan hasil penjualan dan pelaporannya akan semakin maksimal dan akurat. Sehingga target dan sasaran yang ingin dicapai oleh Manager Akunting akan dapat terpenuhi.
BAB II
STRUKTUR ORGANISASI
1. Struktur Organisasi Kasir
2. Tugas dan Tanggung Jawab
Setelah kita lihat Struktur Organisasi Kasir diatas, maka berikut adalah sedikit penjelasan tentang Tugas dan Tanggung Jawabnya :
a. Direktur
· Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan
· Bertanggung jawab atas kerugian / keuntungan yang dihadapi perusahaan
· Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapai visi dan misi perusahaan
b. Manager Personalia
· Mengidentifikasi lowongan staff, merekrut, mewawancarai dan memilih pelamar
· Memberikan informasi tentang kebijakan perusahaan, detail tugas pekerjaan, kondisi kerja, upah, jenjang kasir pada calon karyawan
· Menjaga struktur kerja dengan memperbarui persyaratan kerja dan deskripsi pekerjaan untuk semua posisi
c. Manager Pembelian
· Membuat perencanaan pembelian barang maupun jasa sesuai permintaan pembelian yang diterima dari department terkait
· Mengatur pembelian agar barang dan kedatangannya sesuai dengan yang diharapkan oleh department terkait
· Mengontrol kegiatan pembelian (harga, kualitas dan delivery) dan administrasi pembelian
d. Manager Penjualan
· Manager penjualan membuat sales plan dan sales report
· Manager penjualan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan marketing plan
· Manager penjualan bertanggung jawab terhadap hasil penjualan produk
e. Manager Keuangan
· Manager keuangan bekerja sama dengan manager lain, bertugas merencanakan dan meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perencanaan umum keuangan perusahaan
· Manager keuangan bertugas mengambil keputusan penting investasi dan berbagai pembiayaan serta semua hal yang terkait dengan keputusan tersebut
· Manager keuangan bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dengan pasar keuangan sehingga bisa mendapatkan dana dan memperdagangkan surat berharga perusahaan
f. Pramuniaga
· Membantu coordinator dan supervisor dalam mengelola merchandise / barang dagangan di counter
· Membentuk kepercayaan pelanggan terhadap performance perusahaan (toko) dan kualitas barang yang dijual
· Menebak kebutuhan pelanggan dan membantu memilihkan barang yang sesuai dengan apa yang diinginkan konsumen
g. Kasir
· Mengerti dan mampu mengoperasikan mesin register dan hafal kode department
· Memastikan computer kasir dan printernya berfungsi dengan baik
· Cek dan hitung ulang uang modal kasir dan uang receh atau pecahan yang berfungsi sebagai uang tukaran
h. Finance
· Melakukan pengelolaan keuangan perusahaan
· Melakukan penginputan semua transaksi keuangan
· Melakukan pembayaran kepada supplier
· Mengontrol aktivitas keuangan atau transaksi keuangan perusahaan
i. Akunting
· Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan
· Melakukan pembayaran gaji karyawan
· Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan dan kemampuan keuangan perusahaan
BAB III
PERLENGKAPAN KASIR
Perlengkapan atau peralatan utama seorang petugas kasir adalah :
1. Restoran / Check Bill
Restoran atau Bar check/bill dibedakan menjadi 2 jenis yaitu
a. Reguler check / bill yaitu bill yang dipakai untuk mencatat makanan dan minuman yang dipesan oleh tamu
b. Officer check yaitu check yang dipakai untuk mencatat makanan dan minuman yang dipesan oleh karyawan hotel setingkat Manager
2. Formulir “Restaurant Summary of Sales”yaitu formulir yang dipakai oleh petugas kasir untuk mencatat penjualan makanan dan minuman.
3. Amplop “Remittance of Fund” sebuah amplop yang khusus dipakai oleh kasir untuk menyetor hasil penjualan makanan dan minuman selama bertugas.
4. Log Book sebuah buku catatan khusus untuk kasir, buku ini dipakai sebagai alat komunikasi atau informasi tertulis antar kasir yang bertugas dari satu shift ke shift selanjutnya.
5. Mesin Cash Register atau dikenal dengan sebutan mesin NCR (national cash register). Mesin ini terbilang “semi computerized” dipakai sebagai alat bantu untuk membukukan atau me-register semua hasil penjualan cash atau credit (charge) makanan dan minuman, hasil / pendapatan service charge, hasil / pendapatan government tax secara lebih rinci dan akurat.
6. House Bank atau uang persediaan yaitu uang yang harus disiapkan oleh kasir sebelum memulai tugas-tugasnya digunakan sebagai “susuk / uang kembalian”.
7. Check Holder atau Bill Box yaitu tempat untuk menaruh semua bill yang masih dalam proses atau bill milik tamu yang masih makan di restoran. Box ini biasanya dibuat dari kayu, jumlah lubang tempat menyimpan bill disesuaikan dengan jumlah meja dan diberi nomor urut sesuai nomor meja yang ada direstoran.
8. Money Detector (alat pendeteksi uang palsu) alat ini digunakan sebagai pendeteksi uang palsu. Alat ini berupa kotak yang dilengkapi dengan sinar ultra violet yang mampu membedakan mana uang palsu dengan uang asli.
BAB IV
ALAT PEMBAYARAN
1. Pengertian
Pembayaranmerupakansalahsatuaktivitaspentingpadasetiaptransaksi da nada beberapaalatataujenispembayaranitusendiri. Transaksi yang terjadidibagiankasirmemiliki ketentuan yang berbedadimanainformasimengenaialatpembayaran yang dapatditerimaolehsesorangkasirdiperolehdaribagiankeuangan (accounting department). Selaininformasimengenaialatpembayaranseorangkasirjuga wajibmengetahuinomorsericheque yang sudahexpireddaninformasicheque yang telah di black listoleh bank internasional.
2. Alat Pembayaran
a. Uang Kertas (Bank note)
Uangkertas yang dikeluarkanoleh bank dan merupakan alat pembayaran yang sah di satu Negara. Di Indonesia uang dikeluarkan oleh Bank Indonesia. Uang kertas dapat dibedakan menjadi dua yaitu uang tunai domestic adalah mata uang Negara tertentu yang berupa uang kertas dan logam yang sah di terima di Negara tersebut, uang asing yaitu mata uang asing yang berupa uang kertas dan logam sebagai alat pembayaran internasional, uang yang disebut sebagai uang kertas (hard currency), antara lain: rupiah (IDR), dollar amerika (USD), dollar Australia (AUD), United Kingdom (BGP), France (FRF), yen Jepang (JPY), dan lain-lain.
b. Kartu Kredit (credit card)
Kartu kredit yang biasanya diterima oleh kasir restoran biasanya kartu kredit internasional seperti Visa, Master Card, Dinner Club, dan American Express.
c. Personal Cheque
Personal cheque ini jarang diterima untuk pembayaran di restoran. Karena pada umumnya pembayaran di terima dengan bentuk uang kas ataupun kartu kredit.
d. Uang koin (coin)
Untuk alat pembayaran uang koin ini jarang digunakan oleh pengunjung restoran, namum jenis uang ini diterima untuk pecahan Rp. 500,-atau USD 1
BAB V
MENANGANI PENJUALAN DI RESTORAN
Menangani Penjualan
1. Siklus Penjualan
a. Slip order dibuat dalam rangkap 3 yaitu: slip asli (putih) diberikan ke bagian dapur (kitchen) untuk keperluan sebagai dasar mebuat makanan yang dipesan.
b. Slip order copy yang pertama diberikan kepada petugas kasir untuk digunakan sebagai dasar menyiapkan bill tamu yang bersangkutan.
c. Slip order kedua disimpan oleh waiter/waitress yang akan digunakan sebagai acuan untuk melakukan pengecekan kembali (double check) di bagian Food and Beverage office guna mengetahui menu yang laku terjual dalam jumlah terbanyak (favorite menu).
2. Waktu makan (meal time)
Meal time digunakan untuk petugas kasir dan waiter/waitress sebagai pedoman dalam menangani bill tamu.
3. Cara Pembayaran (method of payment)
a. Tunai (cash), yaitu pembayaran yang dilakukan dengan uang tunai. Pembayaran dapat dilakukan dengan rupiah maupun uang asing lainnya. Namun transaksi dengan menggunakan uang asing sudah tidak diperbolehkan sejak diadakannya new government regulation dimanadi Indonesia transaksi diselesaikan dengan IDR.
b. Cheque cash, yaitu cara pembayaran dengan cheque cash (personal cheque).
c. Kartu Kredit, pembayaran ini menggunakan kartu kredit tamu dimana masing-masing card yang dimiliki tamu ada dengan security pin dan ada yang bisa di pass. Pembayaran ini dapat dilakukan dengan Visa, Master card, Dinner club, dan American express.
4. Menghitung Penjualan
Penghitungan hasil penjualan dapat dilakukan dengan beberapa komponen dan informasi yang harus ada yaitu antara lain:
a. Restaurant order (slip order) yang dibuat oleh waiter/waitress sesuai permintaan tamu.
b. Menu makanan dan minuaman dengan harga yang jelas untuk mempermudah petugas kasir dalam melakukan pembebanan (government tax and service charge) bagi pesanan tamu.
c. Adanya aturan mengenai besarnya tax dan service yang sudah dietujui oleh pihak restoran dan manajemen.
5. Menyiapkan guest bill
Pada dasarnya petugas kasir akan menerima slip order copy kedua dari waiter/waitress sebagai dasar untuk menyiapkan bill. Bill yang dibuat dengan sesuai yang tertulis pada slip order atas permintaan tamu. Menyiapkan bill secara manual hampir sama dengan menyiapkan bill dengan menggunakan POS system.
BAB VI
MENYIAPKAN GUEST BILL DAN LAPORAN AKHIR
Pada materi berikutnya, akan diberian contoh – contoh dalam menagani bill/ check tamu dari sejak menerima restoran/ slip order, posting secara manual, posting dengan mesin posting tambahan pesanan dan sampai kepada menutup bill/ check yang dikenal dengan istilah : “closethe bill”.
1. Menyiapkan Guest Bill
Agar lebih mudah dimengerti, maka dibawah ini akan diberikan beberapa contoh soal/ kasus mulai dari slip order yang dibuat oleh waiter/ waiterss, yang sudah diisi pesanan sesuai yang diminta oleh tamu, kemudian kita bisa lihat bagaimana cara menyiapkan bill pesanan tamu tersebut, selanjutnya semua bill yang dibuat oleh kasir selama dia bertugas, direkap kedalam form yang disebut dengan “restaurant summary of sales”
2. Membuat “Summary Of Sales” Reguler Check
Menjelang akhir dari tugasnya, kasir akan membuat rekapitulasi atas semua bill atau check yang terkumpul selama dia bertugas. Kasir akan menyiapkan semua bill sesuai dengan nomor yang sudah tercetak, mulai yang paling kecil sampai kepada yang paling besar. Jika ada nomor yang tidak muncul ( jumping ) maka petugas kasir akan mencatatnya kedalam log book yang ada. Summary Of Sales ada dua macam yaitu summary of sales yang khusu mencatat “officer check” dan summary of sales yang khusus mencatat “reguler check”.
Summary of sales untuk officer check akan langsung dikirim ke bagian cost control untuk diolah dan dicari berapa “cost of sales” nya ( harga pokoknya ), untuk kemudian dialokasikan sebagai biaya “cost of employees meals” masing – masing departemen.
Sedangkan summary of sales untuk reguler checkakan dibawa sendiri oleh kasir pada saat dia menyetor uang hasil penjualan cash –nya ke kasir kantor depan dengan amplop yang disebut remittance of fund.
Dari pembuatan kedua macam “summary of sales” ini akan diperoleh informasi mengenai : berapa jumlah makanan yang laku, berapa jumlah minuman yang terjual, berapa tax didapat, berapa uang kas yang terkumpul saat itu dan berapa yang kredit (charge).
Contoh “summary of sales”:
3. Balancing
Yang dimaksudkan dengan “Balancing” adalah mencocokkan hasil pencatatan penjualan pada mesin register dengan pencatatan pada lembar summarry of sales. Sesaat sebelum membuat rekap hasil penjualan ( summary of sales ) tadi, kasir akan menutup dulu mesin cash register –nya yang dikenal dengan istilah “closing reading” atau closing mesin. Hasil “closing reading” ini akan dipakai sebagai “cross check” atas hasil penjualan selama dia bertugas. Yang dicek / dibandingkan adalah hasil penjualan makanan ( foods ), minuman ( beverages ), service, tax, void ( apabila ada , cash dan charge pada kertas “struuk” mesin dengan hasil penjualan makanan, minuman, service, tax, cash dan charge pada lembar summary of sales.
Apabila semuanya sudah klop/seimbang/sama atau dikenal dengan istilah “balance”, maka petugas kasir akan membuat lagi “reading” mesin yang akan diberikan kepada kasir berikutnya untuk dipakai sebagai “opening reading” dari mesin. Slip ini perlu bagi kasir pengganti sebagi informasi bahwa pada posisi angka – angka berapa saja dia mulai bertugas.
Selanjutnya kasir bersiap – siap untuk menyerahkan ( me – nyetor ) hasil penjualan Cash ( tunainya ) selama dia bertugas kepada kasir kantor depan. Jika pada saldo awal (saat mulai bertugas ) jumlah uang kas adalah sebesar Rp. 250.000, dan pada saat akhir tugasnya, petugas kasir menghitung jumlah uang yang ada pada kotak uang (cash drawer) misalnya saja adalah sebanyak Rp. 900.375, ( yaitu saldo awal ditambah hasil penjualan selama dia bertugas ).
Akan tetapi uang yang harus disetor ke “kasir kantor depan” adalah hanya hasil penjualan selama bertugas yaitu sebesar : Rp. 900.375 – Rp. 250.000 = Rp. 650.375 saja.
Total house bank sebesar Rp. 250.000 itu diserahkan lagi kepada petugas kasir pada shift berikutnya.
4. Memergunakan Amplop
“Remittance Of Fund”
Uang Hasil penjualan cash ini disetor ke bagian kasir dengan menggunakan amplop yang di sebut dengan “remmitance of fund” bersama-sama dengan bill cash asli, dan copy bill charge, maupun bill yang “void” (tidak dipakai atau salah). Uang cash ini selan disetor ke kasir sebagai penjualan tunai hari itu, nisa juga disetor langsung ke general cashier dengan jalan masukkan uang tunai dan slip bill kedalam amplip yang disebut dengan cash trasittal envelope dan dimaukkan ke dalan kotak safety box yang ada dikasir.
Amplop remittance of fund adala amplop yang khusus dipakai oleh kasir restoran dan bar untuk menyetor uang kas hasil penjualan selama petugas kasir bertugas di shift kerjanya. Amplop ini pada bagian luarnya dicetak berupa tabel khusus yang memperhatikan nilai nominal dari mata uang yang berlaku sebagai alat pembayaran. Misalnya lembar Rp. 100.000,- , Rp. 50.000,- hingga nominal pecahan kecil seperti Rp. 1000,-.
Kasir restoran di hotel berbintang tidak menerima alat pembayaran selain rupiah. Jika ada tamu yang ingin membayar makanan dan minumannya dengan mata uang asing seperti USD atau AUS, maka petugas kasir menganjurkan kepada tamu yang bersangkutan untuk menukarkan mata uang asing ke kasir kantor depan terlebih dahulu atau ke money changer terdekat. Hal seperti ini sengaja dilakukan dan manajemen hotel menuangkannya ke dalam “house rule” di retoran bersangkutan, dengan tujuan untuk menjaga kinerja dari petugas kasir itu sendiri.
Contoh “remmitance of fund”:
Web & Software Developer, Adhana. 2015. Tugas dan Tanggung Jawab Kasir. http://inovapos.com/tugas-dan-tanggung-jawab-kasir/. Diakses pada hari Minggu 29 Mei 2016 Jam 20:45 Wita
Gundar, Aka. 2012. Struktur organisasi sederhana dan deskripsi tugas untuk setiap posisi. http://4ka02gundar2008.blogspot.co.id/2012/03/struktur-organisasi-sederhana-dan.html?m=1. Diakses pada hari Minggu 29 Mei 2016 Jam 23:15 Wita
Suarsana, Nyoman. 2007. Cashiering Kasir Restoran & Bar, Buku Pegangan untuk mahasiswa reguler.
Comments
Post a Comment